Valkuilen bij werken over de grens — en hoe je ze voorkomt

Werken over de grens is complex. Niet alleen door taal en cultuur, maar vooral door regels die per land verschillen. Meldplichten, documenten, vertegenwoordiging — en vooral: verplichte bewijsdossiers. Bedrijven maken vaak fouten of missen onderdelen, en dat leidt tot boetes of stillegging. Gelukkig kun je veel ellende voorkomen met een goede voorbereiding.

1. Meldplichten vergeten

In landen als Frankrijk, Duitsland, België, Oostenrijk en Italië geldt: zonder melding mag je niet aan het werk. De boetes zijn hoog, ook als je ‘maar een paar dagen’ over de grens werkt. Dit geldt voor eigen medewerkers én voor ingeleende onderaannemers.

Wat helpt:

• Per land een vaste checklist:

  • Is een melding verplicht?
  • Voor wie moet de melding worden gedaan?
  • Welke documenten moeten bij de melding worden geüpload?

• Regel dat meldingen tijdig én correct worden gedaan

2. Exportdossiers niet op orde

Controleurs in het buitenland vragen vrijwel altijd om een volledig bewijsdossier per persoon. Dit geldt zowel voor je eigen medewerkers als voor ingeleende onderaannemers. Denk aan A1-verklaring, arbeidsovereenkomst, loonstroken, vertalingen, identificatie en juridische vertegenwoordiging.

Zonder volledig dossier kan een controle worden afgekeurd — en dat betekent in veel landen: direct stoppen met werken.

Wat moet er in een lokaal bewijsdossier zitten? Voor elke medewerker én onderaannemer:

• Geldige A1-verklaring
• Arbeidsovereenkomst (of overeenkomst van opdracht)
• Bruto- en nettolooncomponenten
• ID-bewijs of paspoortkopie
• Verzekeringsgegevens (indien nodig)
• Juridisch contactadres in het betreffende land
• Vertaling of tweetalige versies (bijv. Nederlands/Frans)

Wat helpt:

• Werk met standaardformats per land
• Laat dossiers vooraf controleren
• Gebruik per persoon een vaste mappenstructuur (digitaal)
• Controleer ook of onderaannemers dit zelf op orde hebben

3. Onduidelijkheid wie wat regelt

Bij samenwerken met onderaannemers is het vaak onduidelijk wie verantwoordelijk is voor de melding, het juridisch contactadres of het aanleveren van documenten. Gevolg: dubbele meldingen, ontbrekende dossiers of controleproblemen.

Wat helpt:

• Leg verantwoordelijkheden contractueel vast
• Vraag van onderaannemers hun exportdossiers vooraf op
• Gebruik een gezamenlijke checklist en laat één partij dit coördineren

4. Te laat ontdekken dat er iets ontbreekt

Soms ontdek je pas bij controle dat er iets ontbreekt: een vergeten A1, een ontbrekende ondertekening, een niet-vertaald document. Op dat moment is het vaak te laat — en lopen de gevolgen snel op.

Wat helpt:

• Laat dossiers vooraf controleren door een tweede persoon
• Automatiseer de dossieropbouw zoveel mogelijk
• Werk met een eindcheck vóór vertrek naar het buitenland

Samenvatting: bewijsdossiers goed geregeld = rust bij controle

Werk je over de grens? Regel het in één keer goed

Bij WorkAdministration helpen we je bij alle vereisten voor tijdelijk werken in het buitenland. Of het nu om eigen personeel of onderaannemers gaat — wij zorgen dat het klopt.

Wat we voor je uit handen nemen:

• Verplichte meldingen in buitenlandse portalen
• Juridisch contactadres voor je controleplicht
• Volledig bewijsdossier per EU land in de lokale taal per werknemer én onderaannemer

Geen discussie bij controle. Geen boetes. Geen onrust op de bouwplaats.

Twijfel je of alles klopt? Vraag dan de gratis Quickscan aan via workadministration.com. In 10 minuten zie je waar je nu risico loopt — en wat al goed geregeld is.