Werken in Portugal met jouw medewerkers: zo voorkom je boetes en stillegging

Portugal is een aantrekkelijk land voor bouw-, montage- en technische projecten. Maar zodra je medewerkers meeneemt over de grens, gelden er strikte Portugese regels. Veel bedrijven onderschatten dat en denken dat een simpele checklist genoeg is. In werkelijkheid zijn er vertalingen nodig, gelden er uitzonderingen per sector en kan de inspectie nog tot een jaar ná afloop controles uitvoeren. Wie dit zelf probeert te regelen, loopt vaak vast of vergeet details. Het gevolg? Boetes die kunnen oplopen tot tienduizenden euro’s en zelfs stilgelegde projecten.

1. Verplichte melding bij de Portugese arbeidsinspectie

Voor je medewerkers ook maar één dag aan de slag gaan, moet er een officiële melding worden gedaan bij de Portugese arbeidsinspectie. De melding gaat online en moet altijd vóór de start zijn ingediend. Je geeft door: alle gegevens van jouw bedrijf, de medewerkers, de contactpersoon ter plekke, de exacte werkplek en de duur van het project. In de praktijk blijkt dit lastiger dan gedacht. Het formulier is volledig in het Portugees, wijzigingen tijdens het project moet je opnieuw melden en elk foutje telt als overtreding.

2. Contactpersoon in Portugal

Je bent verplicht een vertegenwoordiger in Portugal te hebben die bereikbaar is voor controles. Deze persoon moet documenten direct kunnen overleggen aan de inspectie. Veel bedrijven lossen dit op met een lokale partner of gemachtigde. Doe je dat niet, dan richt de inspectie zich rechtstreeks op jou en dat levert vaak direct problemen en boetes op.

3. Documenten die altijd aanwezig moeten zijn

Tijdens het project moet je bewijsdocumenten in Portugal in het Portugees (!) bij je hebben. Ze moeten beschikbaar zijn in het Portugees of als officiële vertaling, en de inspectie kan ze tot een jaar later nog opvragen. Juist hier gaat het vaak mis. Een loonstrook zonder betalingsbewijs wordt niet geaccepteerd, of de tijdregistratie is niet sluitend. Kleine details kunnen zo tot forse boetes leiden.

4. Arbeidsvoorwaarden en loon

In Portugal moet je je houden aan de lokale arbeidsvoorwaarden. Je bent verplicht het Portugese minimumloon toe te passen, aangevuld met eventuele hogere afspraken in een toepasselijke cao. De werk- en rusttijden liggen vast: maximaal 8 uur per dag en 40 uur per week, met een verplichte pauze na vijf uur en minimaal elf uur rust tussen twee werkdagen. Overwerk en werk op feestdagen moet extra worden betaald, vaak met aanzienlijke toeslagen. Veel bedrijven vergissen zich hier, omdat Portugal werkt met dertiende en veertiende maand (vakantie- en eindejaarsuitkering).

5. Extra regels voor bouw en montage

Werk je in de bouw of techniek dan komen er nog meer verplichtingen bij. Voor kleine, incidentele klussen is vaak een eenvoudige registratie voldoende. Bij grotere of terugkerende projecten is een officiële bouwvergunning nodig. Voor beroepen als elektricien, loodgieter, verwarming of klimaattechniek kan een bewijs van vakbekwaamheid worden gevraagd. (klik op deze link voor verdere uitleg hierover) Het lastige is dat de grens tussen klein project en vergunningsplichtig project niet altijd duidelijk is. Zonder lokale kennis loop je het risico dat je achteraf alsnog geregistreerd of vergund had moeten zijn.

6. Uitzondering bij korte montageopdrachten

Voor specialistische montage of inbedrijfstelling van maximaal acht dagen per jaar geldt soms een uitzondering op de Portugese loonregels. Deze uitzondering geldt alleen als het gaat om specialistische montage die onderdeel is van een leveringscontract. Voor bouwprojecten is deze uitzondering nooit van toepassing.

7. Boetes en gevolgen

De Portugese inspectie is streng. Ontbrekende meldingen of documenten gelden als zware overtreding. Boetes variëren van enkele duizenden euro’s tot meer dan vijftigduizend euro, afhankelijk van de omzet en de ernst. Inspecteurs kunnen het werk direct stilleggen.

En de controle stopt niet na oplevering. Tot een jaar na afloop kan de inspectie nog documenten opvragen.

De regels lijken overzichtelijk, maar in de praktijk is het ingewikkeld. Vertalingen, uitzonderingen, verplichte formats en strikte termijnen zorgen ervoor dat een fout snel gemaakt is. Wie denkt “we hebben de lijst compleet, dus we zijn klaar” komt vaak bedrogen uit. Alleen al de juiste melding doen en een volledig bewijsdossier opbouwen kost veel tijd en vraagt kennis van details.

Hoe je dit eenvoudig oplost

Met onze software regel je alles in één keer goed:

• Automatische meldingen bij de Portugese arbeidsinspectie
• Digitaal bewijsdossier in het Portugees, compleet en controle-proof

Project in Portugal op komst?

Neem contact op met onze helpdesk. Wij kijken je situatie door, geven gericht advies en zorgen dat jij zonder zorgen in Portugal aan de slag kunt.

Contact opnemen