Werk je met personeel in het buitenland? Zorg dat je werkgeversmelding op tijd geregeld is!

Wil je medewerkers tijdelijk in een ander EU-land laten werken? Dan ben je verplicht om een werkgeversmelding te doen. Maar let op: de melding zelf is vaak niet het probleem. Het risico zit in de extra vergunningen, documenten en bedrijfsregistraties die je nodig hebt vóórdat je kunt starten.

Veel bedrijven maken dezelfde fout:
Ze doen de werkgeversmelding, maar vergeten dat sommige vergunningen weken of zelfs maanden duren om te krijgen.
Gevolg? Werk mag niet beginnen, boetes lopen op, en je loopt het risico op extra controles in de toekomst.

Met Workadministration check je vooraf alles wat nodig is. Zo sta je nooit voor verrassingen en begin je zonder problemen aan je project.

Wat kan er misgaan?

🚨 Een Belgisch installatiebedrijf kon niet starten in Oostenrijk omdat een sectorvergunning niet op tijd was aangevraagd.
🚨 Een Spaans aannemersbedrijf kreeg in Italië een boete omdat niet alle papieren voor sociale zekerheid compleet waren.
🚨 Een Nederlandse dienstverlener werd stilgelegd in Frankrijk omdat ze niet wisten dat hun bedrijf eerst geregistreerd moest worden.

Werkgeversmeldingen kunnen vaak kort van tevoren, maar vergunningen en registraties moeten soms weken eerder geregeld worden.

Workadministration voorkomt fouten en vertragingen

Wij doen méér dan alleen werkgeversmeldingen. Met Workadministration weet je niet alleen wanneer je de melding moet doen, maar ook of je nog andere verplichtingen hebt voordat je kunt starten.

Per land inzicht in alle eisen – Niet alleen de werkgeversmelding, maar ook vergunningen, registraties en certificaten
Herinneringen & alerts – Geen last-minute stress, je krijgt op tijd een waarschuwing
Directe ondersteuning – Twijfel je of je nog iets mist? Onze specialisten helpen je

Wat moet je regelen?

1. Check de regels per land

✔ Is een werkgeversmelding nodig? (zoals in België, Frankrijk, Oostenrijk, Spanje, Zweden, Italië)
✔ Zijn er extra sectorvergunningen nodig? (bijv. bouw en techniek in Oostenrijk en Frankrijk)
✔ Moet je bedrijf officieel geregistreerd zijn? (bijv. in Frankrijk en sommige regio’s van Spanje)
✔ Zijn er taalvereisten voor documenten? (zoals in Italië en Zweden)

🔎 Workadministration checkt automatisch of je ergens aan moet voldoen en waarschuwt je op tijd.

2. Verzamel de juiste documenten

Veel documenten zijn nodig vóórdat je een melding kunt doen of mag starten.

✔ Arbeidscontract van de werknemer (sommige landen eisen een vertaling)
✔ Loonstroken en betalingsbewijzen (extra gedetailleerd vereist in Frankrijk)
✔ Werkroosters en urenregistratie (zoals verplicht in Oostenrijk en België)
✔ Sectorcertificaten en vergunningen (bijvoorbeeld in Spanje en Italië)

📂 Met Workadministration houd je alles bij in één overzichtelijk systeem en weet je zeker dat niets ontbreekt.

3. Dien je werkgeversmelding in en check of alles klopt

✔ De melding op tijd indienen (sommige landen vragen dit dagen of weken vooraf!)
✔ Zijn er wijzigingen? (Bijvoorbeeld in België en Zweden moet je updates doorgeven)
✔ Moeten documenten op de werkplek beschikbaar zijn? (zoals in Italië en Zweden)

Workadministration zorgt dat alles foutloos wordt ingediend. Geen onzekerheid, geen risico’s.

4. Houd je deadlines en vergunningen in de gaten

✔ Is de melding goedgekeurd?
✔ Moet er een verlenging worden aangevraagd? (sommige landen eisen een update na 3 maanden)
✔ Bewaar alle documenten 2-5 jaar voor inspecties

Workadministration stuurt je meldingen en herinneringen, zodat je nooit te laat bent.

5. Voorkom boetes en werkstops

✔ Begin op tijd – sommige vergunningen duren weken of maanden
✔ Controleer alle eisen – niet alleen de melding, maar ook certificaten en registraties
✔ Gebruik Workadministration – wij checken alles voor je en zorgen dat je niks mist

Waarom kiezen bedrijven voor Workadministration?

"We dachten dat we goed voorbereid waren, maar kwamen er te laat achter dat we een vergunning nodig hadden in Oostenrijk. Workadministration had ons dit vooraf laten weten en nu zijn we altijd op tijd." – HR-manager bij een installatiebedrijf

"Werkgeversmeldingen waren voor ons geen probleem, maar we wisten niet dat we ons bedrijf officieel moesten registreren in Frankrijk. Gelukkig hielp Workadministration ons daarmee." – Compliance Officer

"Wij werken in Spanje en Italië, waar de regels steeds veranderen. Workadministration houdt alles voor ons bij, zodat we nooit voor verrassingen komen te staan." – Operations Manager

Voorkom boetes en zorg dat je project op tijd start!

Plan een gratis demo – Zie hoe Workadministration al jouw verplichtingen bijhoudt
Vraag een vrijblijvende offerte aan – Direct inzicht in de kosten en voordelen
Bel ons voor direct advies – Wij helpen je direct verder

Geen boetes, geen vertraging, wél een soepele start van je project.